Как выбрать принтер и МФУ для офиса?

27.02.2018

Вся жизнь офиса отражается в документообороте, причем практически каждые договор, приказ или докладную записку нужно иметь не только в электронном виде, но и в печатном. Это и удобнее и надежнее с юридической точки зрения. Помимо этого, печатать приходится и множество объявлений для собственных сотрудников, так оно наглядней. Все это делает сегодня невозможным работу любого офиса без печатных устройств, поэтому это обязательная статья расходов для любой компании. Но какой принтер или МФУ лучше купить для офиса? На это влияет множество факторов.

Определяемся с объемами работы принтера

Первое, что нужно сделать – узнать, сколько страниц документов приходится печатать в день. Установить это можно довольно просто – посмотреть на расход бумаги. В основном вся она уходит именно на эти нужды, ведь даже заявление на отпуск сегодня заполняются и подаются в распечатанной форме.

От этого параметра стоит отталкиваться. Если недооцените объемы, то аппарат быстро выйдет из строя, так как будет работать на пределе своих возможностей. Переоцените – впустую потратите деньги на мощный принтер для офиса, который основную часть времени будет просто его украшением.

Но если вы располагаете финансами, то в этом случае лучше потратиться на два маломощных аппарата. За счет возможности параллельной печати уменьшатся очереди из сотрудников за документами, что положительно скажется на скорости их работы.

Принтер для рабочего кабинета

Нужно только печатать или что-то еще?

Когда все можно переслать по электронной почте, сканировать в офисе приходится немного, если вообще приходится. Поэтому множество кабинетов прекрасно обходятся одним принтером. Но если есть необходимость много сканировать и копировать, то лучше задуматься о приобретении МФУ для офиса – устройства, которое сочетает в себе принтер, сканер и копировальный аппарат. Он стоит дороже, но обойдется выгоднее, чем три отдельных аппарата, кроме этого, займет немного места, что имеет большое значение для маленьких помещений.

А как насчет цветности?

Функция цветной печати значительно скажется на стоимости устройства. Поэтому если в ней нет необходимости, не стоит тратить деньги «на всякий случай», покупайте черно-белый принтер или МФУ. Это выгоднее.

Но если принтер в офис нужен как раз для большого объема печати цветных изображений: листовок, диаграмм, образцов плакатов и прочего, то будьте готовы к тому, что придется потратиться.

Выбираем формат

Здесь все просто. Все стандартные официальные бумаги имеют формат А4. Как и в случае с цветом, покупать печатное устройство с большим форматом на всякий случай смысла нет. Однако, если печатать чертежи или плакаты время от времени все же приходится, то выбирайте аппараты с форматом А3, все они поддерживают и А4.

Какая технология лучше?

К этому вопросу стоит переходить только после того, как вы определились с задачами печати. Ведь каждая технология имеет свои достоинства и недостатки, которые будут важными для одних целей и незначительными для других. Существует несколько видов принтеров, но для офисов самыми распространенными и востребованными являются лазерные и струйные печатные устройства.

Лазерная технология представляет собой процесс разогревания лазером участков бумаги и нанесения на них порошка, который запекается и создает изображение. Лазерный принтер – это своего рода «стахановец». Он обладает высокой скоростью печати, большой производительностью. Поэтому лазерный принтер отлично подойдет для офиса, в котором большие объемы черно-белой печати. Из недостатков – дороговизна и качество цветных изображений, а также вредность.  Помещение, в котором он находится нужно часто проветривать, так как часть порошка при работе аппарата попадает в воздух.

МФУ в кабинет

В струйном принтере изображение наносится точечным впрыскиванием краски на бумагу. Его главное преимущество – хорошее качество изображения и небольшая стоимость цветной распечатки. Поэтому струйный принтер чаще закупают для печати цветных изображений. Из недостатков – дорогие расходники, меньшая скорость печати и возможность засыхания чернил при редком использовании. Но последний недостаток для работы в офисах несущественен. Мало в каком из них приходится печатать документы реже, чем раз в два дня.

Сколько стоит обслуживание?

Размышляя, какой МФУ или принтер выбрать для офиса, не поленитесь узнать о сроке службы картриджей и сколько будет стоить их замена. Многие покупают дешевый принтер и радуются, что сэкономили ровно до того момента, пока не приходится приобретать новые картриджи. Оптимальным считается ресурс печати до 2500 черно-белых страниц и 1500 цветных. Брать аппарат для офиса с меньшими значениями не выгодно.

На что еще обратить внимание при выборе принтеров и МФУ?

Важными характеристиками, которые могут значительно облегчить работу являются:

  • скорость печати – количество страниц, печатаемых в минуту: чем она выше, тем меньше сотрудникам придется ждать документы.
  • сортировка копий распечаток (сортер) – каждый новая партия копий немного сдвигается относительно предыдущей.
  • двусторонние сканирование и печать – не нужно переворачивать вручную документ для сканирования с двух сторон или лист бумаги во время печати.
  • Wi-Fi – позволяет отправлять на печать документы всем сотрудникам, у которых настроен Wi-Fi, не только с ПК, но и с телефонов и планшетов.
  • Размер лотка – желательно, чтобы количество бумаги, помещаемой туда хватало хотя бы на один рабочий день. Для небольшого офиса подойдут принтеры и МФУ с лотком, в который можно положить 100-150 листов, для среднего – 330-500, для большого от 1000.

Это все полезные функции, но переплачивать без необходимости опять же за них не стоит. При выборе печатного устройства, руководствуйтесь задачами, которые оно должно выполнять и своим бюджетом. Тогда вы сможете выбрать подходящее устройство для своего офиса.